Đăng ký 50 bản tin? Đây là cách thực sự đọc chúng

Một khảo sát năm 2024 của Mailbird trên hơn 250 chuyên gia phát hiện rằng nhân viên tri thức trung bình nhận từ 50 đến 100 email mỗi ngày. Một số báo cáo hơn 150. Tỷ lệ mở bản tin trung bình năm 2024 khoảng 40% theo GetResponse. Vậy 60% những gì bạn đăng ký không được đọc vào bất kỳ ngày nào.

Bạn đăng ký vì mỗi bản tin có vẻ hữu ích. Một cái về ngành, một cái về marketing, một cái về AI, một cái đồng nghiệp giới thiệu. Giờ bạn có 30 bản tin, và thứ hữu ích đó đã trở thành hộp thư thứ hai mà bạn không quản lý nổi.

Lời khuyên thường thấy: hủy đăng ký hầu hết. Điều đó đúng một phần. Nhưng khối lượng không phải vấn đề thực sự. Vấn đề thực sự là bản tin được tổ chức theo người gửi, không phải theo những gì bạn cần biết.

Tại sao bản tin thất bại khi mở rộng

Một cái thì tuyệt vời. Năm cái thì ổn. Mười lăm cái bắt đầu thất bại. Nội dung có thể tốt. Mô hình không mở rộng được.

Mỗi bản tin đến độc lập, theo lịch của người gửi, với lựa chọn biên tập của họ. Bạn sẽ:

• Mở 15 email khác nhau giữa các công việc thực sự
• Lướt qua từng cái tìm hai đoạn liên quan đến bạn
• Bỏ qua phần còn lại và cảm thấy mang máng có lỗi
• Làm tất cả điều này trong khi McKinsey nói bạn đã dành 28% tuần làm việc, hơn 11 giờ, chỉ cho email

Đó là phân loại, không phải đọc. Và The Economist báo cáo nhân viên mất 127 giờ mỗi năm chỉ để lấy lại sự tập trung sau khi bị gián đoạn. Mất khoảng 23 phút để tập trung lại sau khi kiểm tra email. Lướt bản tin ba lần mỗi ngày giữa các công việc và bạn đã mất hơn một giờ cho việc phục hồi sự tập trung.

Hủy đăng ký không thương tiếc

Mở email. Tìm "unsubscribe." Xem 30 ngày qua.

Một câu hỏi cho mỗi bản tin: tôi đã mở và đọc cái này trong tháng qua chưa?

Không phải "nó có tốt không." Không phải "có lẽ sẽ cần một ngày nào đó." Bạn có thực sự đọc không.

Bất cứ cái nào không được động trong 30 ngày, hủy đăng ký ngay. Không phải ngày mai. Khoảng cách giữa "tôi nên hủy đăng ký" và làm điều đó là nơi cảm giác có lỗi về bản tin tồn tại vĩnh viễn.

Mục tiêu: 5-7 bản tin. Nếu bạn không thể nhớ tên chúng ngay bây giờ, bạn có quá nhiều.

Tách bản tin khỏi email thực

Các loại nội dung khác nhau cần các chế độ đọc khác nhau. Bản tin trong hộp thư chính cạnh tranh với thư từ thực sự, và chúng thua.

Gmail: tạo bộ lọc. Bất cứ thứ gì chứa "unsubscribe" bỏ qua hộp thư, vào nhãn "Đọc sau". Kiểm tra một lần mỗi ngày khi bạn chọn.

Bí danh: dùng tenban+docsau@gmail.com cho tất cả đăng ký bản tin. Lọc địa chỉ đó vào thư mục riêng.

Ứng dụng riêng: Meco kéo bản tin ra khỏi hộp thư hoàn toàn.

Mục đích giống nhau. Đừng để bản tin gián đoạn công việc. Gom chúng vào một khung giờ bạn kiểm soát.

Thay thế toàn bộ bằng giám sát chủ đề

Điều này giải quyết vấn đề gốc, không phải triệu chứng.

Bạn đăng ký 50 bản tin vì mỗi cái bao phủ điều gì đó bạn quan tâm. Nhu cầu thông tin là thật. Phương thức phân phối là sai.

50 luồng email độc lập, tổ chức theo người gửi, có nghĩa là bạn chịu trách nhiệm đọc tất cả để ghép lại những gì đã xảy ra trong lĩnh vực. Đó là ngược.

Thay vào đó: định nghĩa 3-5 chủ đề bạn thực sự cần theo dõi. Dùng công cụ giám sát các chủ đề đó trên tất cả các nguồn, bao gồm cả các tờ báo mà bản tin của bạn lấy từ đó, và gửi một bản tóm tắt.

Summry hoạt động theo cách này. Định nghĩa chủ đề bằng ngôn ngữ tự nhiên ("AI trong y tế," "xu hướng định giá B2B SaaS," "hệ sinh thái React"), nhận một bản tổng hợp bao gồm những gì thực sự xảy ra. Theo lịch của bạn.

Trước: 50 bản tin, phân loại hàng ngày, đọc có lẽ 3 cái. Tỷ lệ mở 40%.

Sau: 1 bản tổng hợp mỗi chủ đề, 5 phút đọc, bao phủ toàn diện.

Chúng tôi đã viết thêm về sự chuyển đổi từ theo dõi nguồn sang theo dõi chủ đề trong tại sao quá tải thông tin không phải lỗi bạn.

Nên giữ bản tin nào

Không phải tất cả đều nên bị thay thế. Một số có giá trị vì người viết, không chỉ vì thông tin.

Phép thử: nếu bản tin này biến mất ngày mai và người khác bao phủ cùng chủ đề, bạn có nhận ra không?

Nếu có, bạn đang đọc vì tác giả. Phân tích, giọng văn, góc nhìn của họ. Đáng giữ. Stratechery của Ben Thompson. Lenny Rachitsky. Bất cứ giọng nói nào bạn tin tưởng trong lĩnh vực của bạn.

Nếu không, bạn đang đăng ký một chủ đề, không phải một người. Giám sát chủ đề. Ngừng trả thuế sự chú ý cho hàng chục nguồn chồng chéo cung cấp thông tin giống nhau dưới định dạng khác nhau.

Hệ thống đọc của bạn sẽ trông như thế nào

• 2-3 bản tin bạn thực sự sẽ nhớ (đọc vì giọng văn)
• 3-5 công cụ giám sát chủ đề bao phủ nhu cầu chuyên môn (đọc vì thông tin)
• Một buổi tổng kết hàng tuần, 15 phút, để bắt những gì hệ thống bỏ sót

Thời gian hàng ngày: 10-15 phút. Giảm từ một giờ mà hầu hết nhân viên tri thức dành cho việc phân loại bản tin họ không thích và khó nhớ.